Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Tmi Tommi Huusko / Kalusto Agentti
Y-tunnus 2861195-4
Kotipaikka Tampere

Tietosuoja- ja tukipyynnöt: kalustoagentti@gmail.com. Asiakas vastaa oman toimintansa yhteydessä tallentamiensa kuljettaja- ja asiakirjatietojen käsittelyn asianmukaisuudesta ja käyttäjien informoinnista.

2. Mitä tietoja käsitellään?

Palvelu käsittelee vain käyttämiesi toimintojen kannalta tarpeellisia tietoja, kuten yrityksen nimeä ja Y-tunnusta, yhteyshenkilöä, sähköpostia, puhelinnumeroita, laskutus- ja tilaustietoja, ajoneuvoja, mittarilukemia, huoltoasiakirjoja, kuljettajahavaintoja, vuoroja ja viestejä sekä kirjautumis- ja turvallisuustapahtumia. Puhetoiminto käsittelee puhetta ja keskustelun sisältöä vastauksen tuottamiseksi; käyttöaikaa ja istunnon teknisiä tietoja tallennetaan kiintiön hallintaa varten. Älä lisää matkustajien terveystietoja tai muita palvelun käyttötarkoitukseen kuulumattomia arkaluonteisia tietoja.

3. Google-käyttäjätiedot ja rajatut oikeudet

Google-yhteys perustuu käyttäjän antamaan OAuth-valtuutukseen. Kalusto Agentti käyttää Google-käyttäjätietoja vain käyttäjän pyytämien toimintojen tuottamiseen.

• Google-kirjautuminen käyttää tunnistukseen tarvittavia tilitietoja. Tiedosto- ja sähköpostiyhteyden oikeudet pyydetään erikseen käytettävän toiminnon yhteydessä.
• Palvelu lähettää kirjautumis-, kutsu- ja asiakkaan valitsemia muistutusviestejä. Huoltolaskuja ei noudeta automaattisesti asiakkaan postilaatikosta.
• Google Drive on valinnainen yhteys, jonka asiakas voi erikseen yhdistää. Drivea ei tarvita kirjautumiseen tai uusien asiakirjojen tallentamiseen.
• Asiakkaan omassa sähköpostissa ja Drivessa olevat alkuperäiset aineistot säilyvät asiakkaan hallinnassa. Palveluun erikseen lisätty aineisto tallennetaan palveluun.

4. Käyttötarkoitus ja käsittelyn peruste

Tietoja käsitellään palvelun tuottamiseksi: asiakirjojen tunnistamiseen, raporttien kokoamiseen, ajoneuvojen huoltohistorian analysointiin, muistutuksiin ja käyttäjän pyytämiin Agentin vastauksiin. Käsittely perustuu palvelusopimukseen, käyttäjän antamaan valtuutukseen ja tarvittaessa rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun palvelun turvallisuuden varmistamiseksi.

5. Säilytys ja luovutukset

Teknisessä tuessa ratkaisematta jäänyt kysymys ja asiakkaan antama vastaussähköposti välitetään tukisähköpostiin. Lähetyksen tila ja tekniset tunnisteet tallennetaan lähetyksen varmistamiseksi, kaksoislähetysten estämiseksi ja väärinkäytön rajoittamiseksi. Älä sisällytä kysymykseen salasanoja tai kirjautumiskoodeja.

Kalusto Agentti ei myy käyttäjätietoja eikä käytä Google-käyttäjätietoja mainontaan. Tietoja voidaan käsitellä vain palvelun toteuttamiseen tarvittavissa teknisissä palveluissa. Palveluntarjoajat toimivat Kalusto Agentin lukuun sovellettavien sopimusten ja tietosuojavaatimusten mukaisesti.

Uudet asiakirjat tallennetaan palvelun omaan yksityiseen tiedostotallennukseen ja asiakas- sekä ajoneuvotiedot palvelun tietokantaan. Palvelu käyttää Verceliä sovellukseen ja tiedostoihin, Neonia tietokantaan, OpenAIta Agentin vastauksiin ja puheeseen, Resendiä sähköposteihin sekä Twiliota tekstiviesteihin. Googlea käytetään asiakkaan valitsemaan kirjautumiseen ja valinnaisiin yhteyksiin. Toiminnon kannalta tarpeellisia tietoja välitetään näihin palveluihin. Tekninen käsittely voi tapahtua EU/ETA-alueen ulkopuolella; lisätiedot käsittelypaikoista, tietosuojasopimuksista ja siirtoperusteista saa rekisterinpitäjältä tukisähköpostista.

6. Valtuutuksen peruuttaminen ja tietojen poistaminen

Käyttäjä voi peruuttaa Google-valtuutuksen milloin tahansa Google-tilinsä kolmansien osapuolten yhteyksistä. Asiakas hallitsee omassa Drivessaan olevia tiedostoja ja voi poistaa ne itse. Ei-aktiivinen tila tai irtisanominen ei poista palveluun tallennettua aineistoa automaattisesti. Tietoja säilytetään asiakkuuden ja sovitun palvelun tuottamisen ajan; teknisten tapahtumien säilytys määräytyy turvallisuuden ja tuen tarpeen mukaan. Laskutus- ja sopimustietoja säilytetään lakisääteisten velvoitteiden ja oikeusvaateiden edellyttämän ajan. Asiakas voi pyytää palvelun hallussa olevien tietojen tarkastamista, korjaamista, toimitusta tai poistamista tukisähköpostista. Pyytäjän henkilöllisyys ja oikeus aineistoon varmistetaan. Google-yhteyden peruuttaminen ei poista palveluun jo tallennettuja asiakirjoja.

7. Tietoturva ja käyttäjän oikeudet

Pääsy tietoihin rajataan palvelun toiminnan kannalta tarpeellisiin teknisiin oikeuksiin. Yhteydet suojataan, valtuutustietoja ei näytetä sivuston ylläpitäjälle ja tekniset toimenpiteet voidaan kirjata tapahtumalokiin.

Käyttäjällä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus saada tietoa käsittelystä sekä pyytää tietojensa tarkastamista, korjaamista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista tai siirtoa sekä vastustaa käsittelyä soveltuvin osin. Suostumuksen voi peruuttaa. Käyttäjällä on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.